Quand une organisation est mobilisée en urgence sur une opération de grande ampleur, le besoin de reporting structuré explose. Multi-sites, multi-intervenants, multi-canaux : sans outil adapté, l'information se perd dans les emails, les SMS et les messages WhatsApp, et le reporting aux autorités devient un casse-tête quotidien. C'est exactement la situation que la Croix-Rouge Belgique a vécue lors de sa mobilisation sur les centres de vaccination contre la COVID-19.
Dans ce cas client, vous découvrirez comment la Croix-Rouge a structuré en quelques jours le reporting de l'ensemble de ses centres de vaccination avec Plugnotes, avec un formulaire configuré en moins d'une heure et un déploiement complet en trois jours. Le témoignage de Raphael, responsable Croix-Rouge Belgique, vient illustrer la méthode et les bénéfices concrets.
Le contexte : la Croix-Rouge mobilisée sur la réponse COVID-19
La crise sanitaire a eu un impact significatif sur la Croix-Rouge et sur l'ensemble de ses opérations en cours. Elle a aussi fait émerger de nouvelles urgences et de nouveaux besoins. Pour limiter les infections, protéger les populations et permettre une reprise progressive de l'activité, plusieurs nouvelles missions ont été confiées à l'ONG.
Trois missions confiées par les autorités
Le gouvernement belge a sollicité l'aide de la Croix-Rouge et a compté sur sa réactivité pour assurer plusieurs missions critiques :
- le pré-tri à l'entrée des salles d'urgence lors de la première vague
- les tests de dépistage du COVID-19
- la construction et le fonctionnement des centres de vaccination
- le transport en ambulance des patients vers les différents hôpitaux
La Croix-Rouge a ainsi pris la responsabilité de construire des centres de vaccination et d'administrer le vaccin aux populations concernées.
Avant Plugnotes : un reporting fragmenté entre emails, SMS et WhatsApp
En faisant partie de la solution, la Croix-Rouge a engagé une quantité importante de ressources humaines et logistiques. Cela impliquait aussi une responsabilité de reporting envers les autorités gouvernementales.
Un volume d'information considérable à remonter
Une énorme quantité d'informations et de rapports devait être soumise aux autorités : activités réalisées, ressources engagées, incidents liés à d'éventuelles réactions allergiques au vaccin ou aux matériaux consommés. Multiplié par le nombre de centres de vaccination, le volume est devenu rapidement ingérable.
Une dispersion totale des canaux de communication
Au niveau de la vaccination, les flux d'informations entre les centres et la coordination centrale étaient nombreux et disparates. La Croix-Rouge devait jongler entre les emails, les appels, les SMS, les messages individuels et les conversations collectives WhatsApp. À un certain moment, retrouver une information précise dans cette masse devenait impossible.
Le besoin d'une méthode structurée
Plusieurs personnes étaient chargées de rapporter les déclarations et d'informer les autorités. Sans structure commune, chacun reportait avec ses propres habitudes et son propre format, ce qui complexifiait encore la consolidation centrale. La Croix-Rouge avait besoin d'une structure et d'une méthode pour assurer le suivi et le reporting de manière fiable.
Après Plugnotes : un formulaire de reporting déployé en 3 jours
Dans leur recherche d'une solution, les équipes Croix-Rouge ont contacté Plugnotes en espérant trouver un outil de reporting efficace et facile à utiliser. Plugnotes a permis à la Croix-Rouge de créer un formulaire simple et efficace en quelques clics, partageable via un lien URL, un QR code ou directement dans l'application.
Configuration en moins d'une heure, déploiement en 3 jours
Après avoir découvert Plugnotes et pris contact, les étapes ont été exécutées rapidement :
- la Croix-Rouge a configuré son propre formulaire personnalisé en moins d'une heure
- l'outil a été testé en interne sur quelques cas
- Plugnotes a été lancé dans tous les centres de vaccination 3 jours plus tard
Désormais, la Croix-Rouge peut réaliser et exporter des rapports structurés aux autorités, avec une même trame pour tous les centres et tous les intervenants.
Le témoignage de Raphael, responsable Croix-Rouge Belgique
Raphael, responsable Croix-Rouge Belgique, témoigne : « Aujourd'hui, Plugnotes répond clairement à ce besoin et plus encore. Il permet une flexibilité de la part de l'utilisateur. Tous les jours, je peux recevoir des rapports, mettre deux autres personnes en copie, tout à coup, c'est devenu une demande très simple, car je n'ai plus besoin de retranscrire l'information. »
Toute personne de l'équipe centrale peut, via un simple QR code ou l'application, remplir un formulaire structuré et joindre des documents.
Pourquoi cette approche fonctionne pour les organisations multi-sites
Le cas Croix-Rouge illustre trois enseignements pratiques pour toute organisation confrontée à un besoin de reporting multi-sites en urgence.
La rapidité de déploiement est décisive en contexte d'urgence
En situation de crise, les semaines de développement IT classique sont impossibles. Un outil no-code qui se configure en moins d'une heure et se déploie en 3 jours change radicalement l'équation. C'est ce qui a permis à la Croix-Rouge de structurer son reporting alors que les vaccinations étaient déjà en cours.
L'accès sans installation libère l'adoption
Le formulaire Plugnotes étant accessible par lien ou QR code, n'importe quel intervenant peut le remplir depuis son smartphone sans installer d'application. Pour une organisation qui mobilise des centaines de bénévoles, ce point est crucial : pas de friction d'onboarding, pas de gestion de licences par utilisateur.
La centralisation des données élimine la perte d'information
Raphael ajoute : « Travailler avec Plugnotes est génial. Même si je perds une information, je suis toujours capable de la retrouver, car je sais que mes rapports seront toujours dans Plugnotes. Qu'il s'agisse d'une information datant de 3 minutes, 3 jours ou 3 semaines, j'entre la date dans Plugnotes et je la retrouve. »
Une méthode recommandée par la Croix-Rouge à d'autres organisations
Interrogé sur sa recommandation à d'autres organisations, Raphael conclut : « Je le recommanderais à d'autres organisations. Celles qui ont effectivement affaire à différents rapports provenant de différents sites, à différents moments, à différentes fréquences et sur différents sujets. Avec Plugnotes, il y a moins de temps de mise en place et un formulaire pour tout. »
Plugnotes pour structurer vos reportings multi-sites
Plugnotes est une solution SaaS plug-and-play qui digitalise les workflows opérationnels des organisations multi-sites. Nos clients cherchent à optimiser les processus opérationnels au sein de leurs équipes et avec des tiers, de manière rapide et flexible.
Contrairement aux ERP et aux solutions spécifiques, Plugnotes ne nécessite pas de compétences techniques ni d'investissements lourds. Il s'intègre aussi à toute autre solution existante. Pour aller plus loin sur l'approche complémentaire ERP plus no-code, consultez notre article sur comment Plugnotes vient compléter votre ERP existant. Pour d'autres cas clients structurés, voyez le cas Chehoma (grossiste multi-fournisseurs) ou le cas The Barn Biomarket (retail multi-magasins).
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Un cas qui s'applique à toutes les organisations multi-sites
Le cas Croix-Rouge n'est pas seulement un cas COVID. C'est le cas générique de toute organisation qui doit consolider rapidement de l'information venant de plusieurs sites, avec plusieurs intervenants, et la reporter à une structure centrale ou à des autorités externes.
L'approche par formulaire digital fonctionne dans les contextes d'urgence sanitaire, mais aussi pour toutes les ONG, fondations, réseaux d'agences ou organisations multi-implantations qui ont besoin de structurer leur reporting sans projet IT lourd.
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