Case Rode Kruis: hoe Plugnotes hielp bij COVID-19 vaccinatiecampagne

Hoe hielp Plugnotes het Rode Kruis bij de COVID-19 vaccinatiecampagne?

Tijdens de COVID-19-vaccinatiecampagne stond het Rode Kruis voor een enorme logistieke uitdaging: duizenden vrijwilligers registreren, vaccinaties op meerdere locaties opvolgen en in real time rapporteren.

Om snel te kunnen reageren, implementeerde Plugnotes in enkele dagen no-code digitale formulieren, zonder zwaar IT-traject. Zo konden teams op het terrein eenvoudig gegevens verzamelen, centraliseren en delen met de juiste personen.

Deze case toont hoe een organisatie zoals het Rode Kruis haar operationele processen in crisissituaties kan digitaliseren met een flexibele en agile aanpak.

Duidelijke rapportage, betrouwbare gegevens en snelle opvolging zijn niet alleen essentieel voor non-profits, maar voor elke organisatie met teams op het terrein. Ontdek in dit artikel hoe een gerenommeerde NGO haar operationele datastromen optimaliseerde met Plugnotes.

Hoe het Rode Kruis zijn COVID-19-rapportage digitaliseerde met Plugnotes

Tijdens de COVID-19-crisis kreeg het Rode Kruis een centrale rol in de organisatie van nieuwe noodactiviteiten. Naast de bestaande missies moest de organisatie snel schakelen om pre-triage, testing, vaccinatie en ondersteunend ambulancevervoer te organiseren.

De overheid rekende op het reactievermogen van het Rode Kruis om onder meer de pre-triage aan de ingang van spoeddiensten te ondersteunen tijdens de eerste golf, COVID-19-testen te organiseren tijdens de zomerperiode en later ook vaccinatiecentra operationeel te maken.

Voor het Rode Kruis betekende dit een enorme logistieke en operationele uitdaging. De organisatie moest niet alleen mensen, middelen en locaties coördineren, maar ook zorgen voor een betrouwbare rapportage naar de bevoegde autoriteiten.

Een grote uitdaging: informatie centraliseren tussen verschillende sites

Door deze nieuwe verantwoordelijkheden ontstond er een grote hoeveelheid informatie die dagelijks moest worden verzameld, gecontroleerd en doorgestuurd.

Het ging onder meer om:

activiteitenrapporten per vaccinatiecentrum, ingezette middelen, opvolging van incidenten, allergische reacties, materiaalverbruik en operationele updates van verschillende locaties.

Al snel bleek dat de bestaande manier van werken niet langer volstond. De informatie kwam binnen via e-mails, telefoontjes, sms’en, WhatsApp-berichten en losse documenten. Daardoor werd het moeilijk om snel terug te vinden waar bepaalde gegevens stonden, wie welke informatie had doorgestuurd en welke versie correct was.

Voor een organisatie die op meerdere locaties actief is, met verschillende verantwoordelijken en uiteenlopende rapportagefrequenties, werd een gestructureerde oplossing noodzakelijk.

De behoefte: één eenvoudige tool voor rapportage en opvolging

Het Rode Kruis had nood aan een oplossing waarmee teams op het terrein snel en eenvoudig informatie konden doorgeven, zonder complexe IT-ontwikkeling of lange implementatie.

De prioriteit was duidelijk: een eenvoudig digitaal formulier, toegankelijk voor verschillende gebruikers, bruikbaar op meerdere locaties en geschikt om rapporten snel te centraliseren en te exporteren.

In die context kwam het Rode Kruis in contact met Plugnotes.

‍

Plugnotes als no-code oplossing voor digitale rapportage

Plugnotes maakte het mogelijk om in enkele klikken digitale formulieren aan te maken voor de opvolging van de vaccinatieactiviteiten. Deze formulieren konden worden gedeeld via een URL-link, een QR-code of rechtstreeks via de applicatie.

Voor de teams betekende dit dat iedereen op een gestructureerde manier gegevens kon invullen en documenten kon toevoegen, zonder technische kennis nodig te hebben.

Volgens Raphael, verantwoordelijke bij het Belgische Rode Kruis, beantwoordde Plugnotes precies aan deze behoefte:

“Plugnotes voorziet duidelijk in deze behoefte en zelfs meer. Het biedt flexibiliteit aan de gebruikerskant. Elke dag kan ik rapporten ontvangen, andere personen in kopie zetten en wordt rapporteren plots een eenvoudig proces, omdat ik de informatie niet meer manueel moet doorsturen.”

Met Plugnotes kon elk lid van het kernteam via een QR-code of de app een gestructureerd formulier invullen, documenten bijvoegen en informatie centraal beschikbaar maken.

‍

Een implementatie in enkele dagen

De implementatie verliep bijzonder snel. Na de eerste kennismaking met Plugnotes kon het Rode Kruis in minder dan een uur een gepersonaliseerd formulier opzetten en intern testen. Drie dagen later werd Plugnotes uitgerold in alle betrokken centra.

Vanaf dat moment konden de teams rapporten aanmaken, gegevens centraliseren en exports voorbereiden voor de autoriteiten.

Het Rode Kruis zocht vooral een manier om trackingtabellen, rapporten en terugkerende formulieren te structureren zonder telkens opnieuw van nul te moeten beginnen. Plugnotes bood daarvoor de nodige flexibiliteit, met behoud van een duidelijke en herbruikbare structuur.

‍

Minder administratie en betere traceerbaarheid

Door Plugnotes te gebruiken, kon het Rode Kruis veel tijd besparen bij patiëntregistratie, vaccinatieopvolging en rapportage.

De grootste winst zat in de centralisatie van informatie. In plaats van gegevens te zoeken in verspreide berichten en documenten, stonden alle rapporten op één plaats.

Raphael vat het als volgt samen:

“Werken met Plugnotes is geweldig. Zelfs als ik informatie ‘verlies’, weet ik dat ik ze kan terugvinden in Plugnotes. Of het nu gaat om informatie van drie minuten, drie dagen of drie weken geleden: ik kan de datum ingeven en de informatie terugvinden.”

Voor een organisatie die in crisistijd snel moet handelen, is die traceerbaarheid essentieel. Het maakt opvolging eenvoudiger, vermindert tijdverlies en zorgt ervoor dat rapportage betrouwbaarder wordt.

‍

Waarom het Rode Kruis Plugnotes aanbeveelt

Toen we vroegen of hij Plugnotes aan andere organisaties zou aanbevelen, was het antwoord duidelijk:

“Ik zou Plugnotes aanbevelen aan organisaties die verschillende rapporten moeten verzamelen van verschillende sites, op verschillende tijdstippen, met verschillende frequenties en over verschillende onderwerpen. Met Plugnotes is er minder tijd nodig om alles op te zetten en is er één structuur voor alles.”

Deze case toont hoe een no-code oplossing zoals Plugnotes organisaties helpt om snel digitale formulieren, rapportages en operationele workflows op te zetten, zonder zwaar IT-traject.

Voor non-profits, logistieke teams, productiebedrijven of organisaties met terreinmedewerkers is dat bijzonder waardevol: informatie wordt sneller verzameld, beter gestructureerd en makkelijker gedeeld met de juiste personen.

‍

Over Plugnotes

Plugnotes is een plug-and-play SaaS-oplossing die operationele workflows van kmo’s en grotere organisaties digitaliseert, onder meer in distributie, productie, logistiek en dienstverlening.

Met Plugnotes kunnen bedrijven digitale formulieren, checklists, rapporten en workflows maken zonder technische kennis. De oplossing helpt teams om gegevens op het terrein te verzamelen, te centraliseren, te analyseren en te delen met collega’s, klanten, leveranciers of andere afdelingen.

In tegenstelling tot zware ERP-systemen of specifieke maatwerkoplossingen vereist Plugnotes geen lange implementatie, geen technische vaardigheden en geen zware investering. De oplossing kan bovendien geïntegreerd worden met bestaande tools zoals ERP-, CRM- of rapportagesystemen.

‍Bespreek het met een van onze experts en ontdek Plugnotes in actie.

Hoe ga je hier verder mee aan de slag?

Voel je vrij om ons nu te contacteren voor een korte presentatie; we zullen u graag ontmoeten.

Andere aanbevolen artikels:

• Case BXL Refugees
• 8 automatisering voorbeelden
• Welke processen digitaliseren