Bon de livraison : comment ce document peut-il améliorer la logistique en entreprise ?

Qu’est-ce qu’un bon de livraison ?

Un bon de livraison est un document commercial qui accompagne une commande lors de son expédition. Il liste les articles envoyés, leurs quantités et les détails de livraison. Il est ensuite signé par le destinataire pour confirmer la réception des marchandises, assurant ainsi une traçabilité claire tout au long du processus logistique.

Utilisé à des fins de comptabilité, de gestion des stocks et de suivi des commandes, le bon de livraison est une pièce maîtresse de la chaîne d’approvisionnement. Avec l’essor du numérique, son format digital s’impose progressivement pour faciliter la gestion logistique et tous les services impactés par un problème de livraison, comme le SAV.

Ce qu’il faut retenir

• Le bon de livraison accompagne la marchandise et est signé par le destinataire à la réception.
• Il diffère du bon de commande (émis par l’acheteur avant livraison) et de la facture (émise après livraison).
• Il a une valeur juridique et doit être conservé 10 ans par l’entreprise.
• Digitalisé, il élimine les erreurs, accélère le traitement des commandes et renforce la traçabilité.

Quelle est la différence entre bon de livraison, bon de commande et facture ?

Ces trois documents jouent des rôles distincts dans la chaîne d’approvisionnement. L’un ne peut pas remplacer l’autre :

• Le bon de livraison est créé par le fournisseur pour accompagner les marchandises au moment de l’expédition. Il atteste de la bonne livraison des produits mentionnés sur le bon de commande.
• Le bon de commande est généré par l’acheteur pour confirmer son intention d’acheter des produits ou des services. Il déclenche la commande.
• La facture est émise une fois la livraison effectuée. Elle reprend les détails de la commande et constitue la demande de paiement.

Selon les termes de l’accord commercial, la facture peut être émise à la commande (paiement comptant), avant la livraison (paiement anticipé) ou de façon périodique ou échelonnée.

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À quoi sert un bon de livraison ?

Le bon de livraison est indispensable au bon fonctionnement de votre chaîne logistique. Il remplit quatre fonctions essentielles :

Suivi et confirmation des marchandises

Le bon de livraison permet de s’assurer que les produits expédiés sont bien ceux qui ont été commandés et livrés, en quantité comme en qualité. Il constitue la preuve formelle que la commande a été exécutée conformément aux termes convenus.

Gestion des stocks

Lors de la réception des marchandises, le bon de livraison sert à ajuster les niveaux de stock pour les prochaines commandes. Il est le point de départ de toute mise à jour de l’inventaire.

Preuve de livraison et protection juridique

Le bon de livraison joue un rôle essentiel en tant que preuve légale que les marchandises ont bien été livrées au destinataire. Il réduit ainsi le nombre de réclamations ou de contestations et constitue un document clé en cas de litige.

Communication entre services

Le bon de livraison facilite la communication entre vos différents départements (logistique, comptabilité, achats) en créant une trace tangible des transactions. Il permet également de gérer les anomalies de réception avec votre système de bons d’anomalie.

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Quelles sont les mentions obligatoires d’un bon de livraison ?

Créer un bon de livraison est simple, mais vous devez inclure certains éléments clés pour le rendre valide et exploitable. Voici les informations qui doivent toujours y apparaître :

• Informations sur le fournisseur : nom de votre entreprise, adresse, numéro de téléphone ;
• Informations sur le client : nom de l’entreprise destinataire, adresse de livraison, personne de contact et numéro de téléphone ;
• Détails de la commande : description des produits, quantités, références et nombre de colis ;
• Numéro du bon de livraison : pour une identification unique dans votre système logistique ;
• Date d’expédition et de livraison ;
• Signature du transporteur et du destinataire pour confirmer la réception.

Optez toujours pour une mise en page claire et simple : la lecture et l’utilisation du bon de livraison doivent être faciles et efficaces pour toutes les parties concernées.

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Quelle est la valeur juridique d’un bon de livraison ?

En version papier ou digitale, le bon de livraison possède une valeur juridique. Il sert de preuve évidente de l’exécution d’un contrat de livraison selon :

• le Code de la consommation (articles L216-1 à L216-6 et L241-4) ;
• le Code civil (article 1610).

Pour garantir la validité juridique d’un bon de livraison digital, certaines conditions doivent être respectées :

• Conservation 10 ans par votre entreprise ;
• Archivage numérique sécurisé garantissant l’intégrité et la lisibilité du document dans le temps ;
• Signature électronique valide selon les normes en vigueur (eIDAS pour l’Union européenne).

Plugnotes permet de gérer ces aspects en assurant la conformité des bons de livraison numériques avec les réglementations en vigueur.

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Pourquoi digitaliser ses bons de livraison ?

La digitalisation des bons de livraison présente plusieurs avantages concrets en matière d’efficacité et de précision :

• Réduction des erreurs : un bon de livraison digitalisé élimine les risques d’erreurs humaines souvent liées à la saisie manuelle ou à la perte de documents physiques ;
• Économies : moins de papier, moins de stockage, moins de coûts d’impression. La digitalisation contribue à réduire les frais administratifs et matériels ;
• Gain de temps : la création, la gestion et le partage des bons de livraison se font en quelques clics. Vous accélérez le traitement des commandes et améliorez la satisfaction de vos clients ;
• Traçabilité renforcée : les bons de livraison numérisés facilitent leur archivage et leur consultation ultérieure. Le suivi des commandes est plus simple pour l’ensemble de vos collaborateurs.

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Quel logiciel utiliser pour créer et gérer ses bons de livraison ?

Plusieurs solutions permettent aujourd’hui de créer et de gérer des bons de livraison numériques. Plugnotes se distingue comme une solution flexible, simple et sans code.

Sans compétences particulières en informatique, vous transformez facilement vos processus papier en workflows digitaux. Grâce à ses fonctionnalités intuitives, vous créez rapidement des formulaires numériques et intégrez vos bons de livraison à votre gestion logistique globale : factures, bons de commande, gestion des anomalies de réception dans le cadre d’une gestion intégrée de vos processus (ERP, CRM).

Prêt à digitaliser vos bons de livraison ?

Le bon de livraison est bien plus qu’un simple document d’accompagnement : c’est un outil de traçabilité, de protection juridique et de communication entre services. Papier, il est source d’erreurs et de pertes. Digitalisé avec Plugnotes, il devient un levier d’efficacité pour l’ensemble de votre chaîne logistique.

Pour aller plus loin dans la gestion de vos documents logistiques, découvrez également notre guide sur le bon de commande et nos conseils pour gérer efficacement vos CMR transport.

Créez votre bon de livraison digital avec Plugnotes.