Quels sont les atouts de la digitalisation de documents en entreprise ?
Classée 6e pays d’Europe en matière d’intégration des technologies numériques, la Belgique a compris que la digitalisation de ses entreprises s’impose pour gagner en efficacité.
Gain de temps pour l’ensemble des équipes
Digitaliser ses documents de travail représente un gain de temps considérable pour les équipes :
Informations faciles à trouver
Données disponibles partout et tout le temps en quelques clics
Aucune retranscription à réaliser
Facilité de lecture comparée à une écriture manuscrite sur feuille volante
Etc.
Meilleure gestion du flux de données entre services
Le gain de temps se retrouve aussi à travers une transmission facilitée des informations d’un service à un autre.
Prenons l’exemple d’un collaborateur qui assure une livraison chez un client. À la réception, des défauts sont identifiés sur le produit et une nouvelle livraison s’impose. Le livreur le mentionne sur son bordereau. De retour à l’entreprise en fin de journée, ce dernier doit faire retranscrire le bordereau afin que les services SAV et logistique en prennent connaissance. Combien de temps va s’écouler entre le constat et la nouvelle livraison ?
Grâce aux formulaires digitaux de Plugnotes, les flux de données sont instantanés et fluides en interne et avec vos fournisseurs et partenaires.
Découvrez Plugnotes et ses fonctionnalités.
Collaboration facilitée entre équipes et services
Une mauvaise transmission des informations mine les relations entre services. Une donnée déterminante non communiquée crée des retards, des conflits et peut nuire aux relations entre salariés.
Une bonne coordination des flux de données contribue à améliorer la productivité et l’entente entre les collaborateurs.
Vos procédures doivent s’enrichir d’outils qui facilitent ce travail de transfert d’informations parfois négligé et dont les impacts négatifs sont sous-estimés.
Quels sont les inconvénients du papier en entreprise ?
Le prix de la pâte à papier a augmenté de 50 % en un an, impactant le coût d’achat du précieux support. Cette crise ne justifie pas à elle seule une évolution de vos procédures vers des outils de dématérialisation. Voyons pourquoi vous devez vraiment abandonner le papier.
Coût d’achat en lien avec le consommable papier
L’achat de papier représente 1 à 3 % du budget fourniture d’une entreprise. En absence de digitalisation des documents, vous ajoutez une enveloppe pour l’achat de cartouches d’encre, d’imprimantes, scanners et copieurs, ainsi que pour l’entretien de ces équipements.
Digitaliser les documents et éviter la retranscription de données papier vous fait économiser de l’argent.
Vous pouvez aussi opter pour des surfaces de bureaux plus petites et sans stockage dès que vous vous séparez de vos encombrants classeurs.
Manque d’uniformité dans les données disponibles
Vous avez rédigé une procédure claire indiquant la manière de compléter vos documents administratifs : devis, bon de commande, bon de livraison, rapport de réunion, etc.
Toutefois, même si vos collaborateurs connaissent les bonnes pratiques, en action le résultat obtenu est variable, sans parler de la difficulté à déchiffrer certaines écritures.
Digitaliser vos documents évite ces inconvénients, car les formulaires prêts à l’emploi ne laissent pas la place à l’erreur. Vos documents s’uniformisent pour être facilement exploitables et comparables.
Logiciel OCR : les limites à la retranscription de données
Si la première machine d’OCR, optical character recognition, a été créée en Allemagne en 1929, cette technologie a investi le monde de l’entreprise depuis seulement vingt ans. La reconnaissance optique de caractère présente toutefois de nombreuses limites qui en font une technologie incomplète.
Perte de temps pendant la retranscription
L’OCR convertit l’image d’un texte en un texte lisible par une machine. Si votre entreprise est engagée dans la digitalisation de ces informations, vous scannez sans doute les tickets de caisse, les rapports d’incident, les notes de réunion et bien d’autres documents.
Cette mission chronophage est réalisée par une personne de votre entreprise. Selon les typographies et la lisibilité des éléments scannés, le résultat peut être erroné, obligeant à effectuer une correction manuelle.
Erreur de lecture possible en retranscription aux conséquences parfois lourdes
Déchiffrer un contenu manuscrit s’avère compliqué même pour celui qui l’a rédigé. Ce chiffre est-il un 7 ou un 1, un 6 ou un 0 mal formé ? Le nom et le prénom de cette adresse e-mail diffèrent de ceux du contact, est-ce normal ?
Les nombreux formulaires et documents papier que vous complétez encore à la main sont souvent rédigés dans l’urgence, parfois sans support dur pour écrire correctement, avec un stylo qui ne fonctionne presque plus.
Ces contraintes conduisent à des erreurs de lecture par l’OCR qui ne pourront pas non plus être corrigées avec exactitude lors de la retranscription des données par un humain. Ce type d’erreurs impacte le fonctionnement de l’entreprise.
Tâche d’encodage à faible valeur ajoutée pour les collaborateurs
Outre la perte de temps, passer une partie de sa journée à réaliser des scans et à en corriger les erreurs constitue des missions peu valorisantes.
La plateforme Plugnotes vous permet de configurer en quelques clics vos formulaires numériques. Pourquoi ne pas proposer cette mission à vos salariés qui utilisent encore des documents papier afin de leur faire gagner du temps ?
Évitez la retranscription de données et améliorez vos pratiques opérationnelles en téléchargeant le rapport Plugnotes.
Comment digitaliser ses documents pour éviter les inconvénients du papier et la retranscription ?
Nos clients rencontrent généralement des problèmes dans la gestion de leur flux de données :
- Utilisation de formulaires papier
- Encodage manuel
- Retranscription avec les risques d’erreur qu’elle comporte
Le papier doit progressivement disparaître de vos modes opératoires pour éviter l’étape fastidieuse et source d’erreurs de la retranscription. Les formulaires digitaux Plugnotes s’adaptent parfaitement à vos besoins, car vous les personnalisez selon votre situation.
Un brainstorming préalable s’impose pour améliorer le contenu des documents que vous utilisez actuellement. Il permet à vos collaborateurs de se familiariser avec une nouvelle façon de travailler et de comprendre, avant même la première utilisation, qu’ils vont gagner un temps précieux.
Optimisez la productivité de vos collaborateurs et conservez une parfaite entente entre salariés grâce à nos formulaires digitaux. Testez sans attendre les fonctionnalités de Plugnotes.
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